Как навести порядок в электронной почте
Как навести порядок в электронном ящике, чтобы разбор почты приносил только радость и пользу, а не раздражение от потерянного зря времени.
Я очень люблю все систематизировать, однако почту за лето запустила: мы много времени провели в сельской местности с плохим интернетом. А потом нас встречают сотни непрочитанных писем на электронном почтовом ящике.
Закончив очередной разбор почты, я решила поделиться фишками, которыми успешно пользуюсь для ускоренного просмотра всех писем, а также извлечения максимума пользы из этого источника информации.
Наверняка львиная доля писем, приходящая на ваш e-mail, — это электронные рассылки на самые разные темы. Я большой ценитель качественных рассылок, они позволяют все время получать новые идеи, чувствовать себя «в потоке» и в курсе событий по интересующим темам. Как молодая мама, я подписана на множество из них: по развитию ребенка, по уходу за собой, доходу в сети и так далее. Раньше я тратила кучу времени (иными днями – все часы досуга) на разбор сотен писем, и поток их был нескончаем. Оставлять сотни писем непрочитанными – почтой пользоваться неудобно, удалять все без разбора – тоже нужно время, да и вдруг что интересное пропустишь? Я решила, что проще один раз провести хороший отсев этого информационного потока и автоматизировать его, а потом наслаждаться просмотром почты как любимой газетой по утрам.
Как быстро навести порядок в почтовом ящике?
- Для начала я выписала направления рассылок, которые мне интересны. Ребенок и развитие, здоровое питание, бьюти-рассылки, управление личными финансами…. У каждого список интересов получится свой. Потом полезно здраво оценить, есть ли реального столько свободного времени, чтобы следить за всеми этими сферами? Скорее всего- нет, и от чего-то, не самого актуального, стоит отказаться.
- Зайдите на сайты авторов, которых читаете регулярно, и сравните содержание их писем со статьями на сайте. Чаще всего просто шлют анонсы новых статей. Подумайте, что Вам удобнее – сохранить эти сайты в закладках браузера и добровольно просматривать обновления раз в неделю/месяц или получать письма тогда, когда задумал автор сайта. Порой интересная статья приходит так не вовремя, когда много работы и ты… идешь читать статью.
- Настройте автоматическую сортировку писем по папкам. В почте яндекса это называется «создать правило». Вы можете создавать папки и указывать адрес или темы писем, которые нужно туда отправлять. Можно создать папки по всем пунктам списка интересов или завести отдельные папки для каждого авторитетного для вас автора или проекта. Например, у меня есть папка «мамы-блоггеры», куда уходят все рассылки с «мамских» сайтов.
- Чтобы быстро обрабатывать письма, полезно делать отбор по автору (эта функция есть во всех почтовиках). Не придется переключаться с темы на тему, думать, куда сохранить этот текст, если Вы последовательно проработаете корреспонденцию от каждого автора. Если накопилось много писем от одного адресата, Вы сразу увидите похожие и неактуальные (например, приглашения на состоявшееся мероприятие). И если несколько писем подряд не несло ценной информации, Вам легко будет удалить оставшиеся.
- Волшебная кнопка «Отписаться от рассылки» существенно экономить время на разбор почты в будущем. Она есть в конце каждого приходящего к Вам по рассылке письма, может находиться о-очень внизу, но она там есть!
- Мне очень нравится сервис Justclick, многие авторы посылают рассылки с него. В Justclick есть возможность просмотреть все рассылки, на которые Вы подписаны, и тут же отписаться от ненужных. Периодически этот список полезно чистить.
Что обычно заставляет меня отписаться от рассылки?
- Если через раз в письмах идет реклама и приглашения «посетить очень интересный ресурс», не относящийся к теме рассылки или к сфере моих интересов.
- Если рассылки приходят часто, несколько раз в неделю. Терплю такое только от любимых авторов.
- Если уже несколько писем подряд я не находила ничего ценного для себя и не переходила по вложенным ссылкам.
- Частенько приходят анонсы одних и тех же мероприятий в сети от разных авторов. К этому можно отнестись с пониманием: автор проекта стремится расширить свою аудиторию. Я сама пару раз участвовала в таких акциях и еще буду. Однако это должно уравновешиваться доставляемой рассылками пользой.
- Рассылки магазинов и сервисов — ставляю, только если планирую пользоваться их услугами и дальше.
Что, собственно, вы теряете, отписавшись от автора?
- Да, у него есть сайт и новости можно узнавать там, но вы можете забывать это делать. Рассылка затем и ведется (в идеале), чтобы держать вас в курсе интересных вам тем.
- Вы можете пропустить интересные предложения по разного рода «движухам», которые устраивает автор. Флешмобы, марафоны, конкурсы, мини и полноценные тренинги, платные и бесплатные. В моем проекте, например, о таких мероприятиях сообщается только через рассылку. Все скидки и онлайн-общение обычно тоже организуются через рассылку.
- Вы можете почувствовать, что выпали из комфортной среды общения и не узнаете все в числе первых. У меня до недавнего времени карта «Детского мира» была неактивирована, рассылка и смс-оповещение не приходили, и когда на местном форуме начинали обсуждать скидки и распродажи, я чувствовала себя за бортом. Активировала. Я редко там что-то покупаю, но чувствую себя «в теме».
Что делать с оставшимися после «отсева» рассылками?
Я считаю, что самое эффективное – читать письма и тут же удалять. Поэтому судьба посланий – либо быть прочитанными и немедленно примененными на практике, если информация была актуальной и полезной, либо оказаться в корзине.
Как хранить информацию: статьи, интересные мысли, картинки, целые сайты, если Вы рассчитываете вернуться к ним в будущем?
Я прошла все стадии «сохранения из интернета».
- Многие начинают сохранять тексты писем или интересные статьи в документах word. Это удобно, только если Вы планируете создать архив рассылок одного автора или на одну тему. Места такой документ занимает мало, искать его долго не надо, а вот в самом многостраничном документе ориентироваться сложновато.
- Я пробовала сохранять страницы целиком одним файлом, в формате веб-архива — chm (не во всех браузерах это возможно). Когда таких файлов копится много (так я сохраняла статьи с одного из мамских блогов), в этом архиве неудобно ориентироваться: я не потрудилась сразу давать страницам короткие названия, отражающие суть, а «на автомате» названия получаются очень длинными.
- Система закладок в браузере. В Гугл Хроме она даже сохраняется, если система переустанавливалась. Закладки также можно импортировать в другие браузеры.
- Очень удобный сервис для хранения как целых страниц, так и фрагментов, заметок, отдельных картинок или даже видео — Evernote. В сети достаточно описаний его пользы и удобства, а также руководств по эффективной работе с ним. От себя добавлю, что если Вам хочется создать собственный архив «цепляющих» заметок, которым было бы удобно пользоваться, с различными настройками поиска и возможностью сохранять в одном месте файлы разного размера и типа… и при этом не задумываясь, в какую же папочку на жестком диске это засунуть, чтобы потом не забыть – попробуйте Evernote, тем более что это бесплатно!
- Подальше положишь – поближе возьмешь: не жалейте времени, сразу сохраняйте файл в нужное место, в ту папку, где хранится вся подобная информация, с названием, отражающим содержание. Только так Вы сможете его через какое-то время отыскать. Я иногда ленюсь рассортировывать сразу папку «Загрузки», и потом приходится 1-2 вечера выделять, чтобы рассортировать эти разнородные файлы типа book, 5sposobov, video1 или 7c25845d82d8.
Порядок на компьютере – порядок в голове!
Сколько рассылок себе оставить?
Столько, сколько вы способны читать, не оставляя семью без внимания ради почты, не копя хвостов в сотни не открытых сообщений, успевая получать удовольствие от чтения и что-то брать на карандаш.
Я оставила для себя 5 рассылок на детско-родительскую тематику и столько же — информационно-мотивационных.
«В Justclick есть возможность просмотреть все рассылки, на которые Вы подписаны, и тут же отписаться от ненужных. Периодически этот список полезно чистить.»
Очень актуально:). Научите, где смотреть этот список, чтобы выборочно отписаться. А то я на грани вовсе удалиться оттуда)))